Nota Fiscal na hotelaria: como emitir para hóspedes de forma simples e rápida

Emitir notas fiscais para hóspedes é uma obrigatoriedade legal e uma necessidade de gestão profissional em qualquer hotel ou pousada. No entanto, muitos gestores têm dúvidas sobre quando devem emitir a nota, como funciona a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e de que forma esse processo pode se tornar mais prático. Se você já perdeu tempo preenchendo dados no site da prefeitura ou ficou inseguro sobre as regras, este guia vai ajudar.

Vamos explicar quando é obrigatório emitir a nota fiscal de hospedagem, apresentar um passo a passo para a emissão de NFS-e e mostrar como automatizar essa tarefa para ganhar agilidade e evitar erros. Ao final, você saberá exatamente como cumprir as obrigações fiscais do seu hotel de forma simples, garantindo conformidade com a lei e uma experiência melhor para seus hóspedes.

É obrigatório emitir nota fiscal para todos os hóspedes?

Sim. A legislação brasileira determina que toda prestação de serviço remunerada tenha uma nota fiscal emitida, e isso inclui os serviços de hospedagem em hotéis, pousadas e similares. Isso significa que para cada hóspede que se hospeda mediante pagamento, seu estabelecimento deve gerar uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Mesmo que o cliente não solicite a nota, o hotel é obrigado a emití-la e registrar aquela receita junto à prefeitura municipal. Deixar de cumprir essa exigência pode resultar em multas, autuações fiscais e outros problemas legais para o estabelecimento. Por exemplo, a Prefeitura de Imperatriz publicou uma nota oficial reforçando que hotéis e pousadas devem emitir NFS-e em todas as hospedagens e alertando sobre penalidades para o descumprimento dessa regra.

Além do aspecto legal, entregar a nota fiscal garante transparência nos valores cobrados e é essencial para clientes empresariais, que precisam do documento para reembolso e contabilização das despesas de viagem. Em resumo, emitir a nota fiscal não é apenas seguir a lei; é também demonstrar profissionalismo e cuidar da saúde financeira do seu negócio.

Quando emitir a nota fiscal de hospedagem?

A nota fiscal de hospedagem deve fazer parte da rotina de check-out do hóspede. Ou seja, normalmente a NFS-e é emitida no ato da saída, abrangendo o valor das diárias e dos serviços extras consumidos durante a estada. Dessa forma, o hóspede já sai do hotel com sua nota em mãos (ou no e-mail), assegurando que tudo ficou documentado. Em situações de pagamento antecipado, alguns estabelecimentos optam por emitir a nota somente ao término da hospedagem para incluir todos os serviços utilizados. O fundamental é que a emissão ocorra dentro do mesmo mês em que o serviço foi prestado, para manter a regularidade fiscal.

Importante destacar que todas as reservas pagas exigem nota fiscal, independentemente do canal de reserva. Isso vale inclusive para hospedagens intermediadas por agências de turismo ou OTAs (como Booking, Decolar etc.). Nesses casos, cabe ao hotel emitir a nota fiscal para o hóspede pelo valor total da hospedagem, enquanto a agência ou plataforma emite a nota apenas referente à comissão ou taxa de serviço dela. Ou seja, mesmo que a reserva tenha vindo de um site de terceiros, a responsabilidade de emitir a nota de serviço hoteleiro é sempre do estabelecimento de hospedagem.

Tipos de nota fiscal na hotelaria (NFS-e vs. NF-e)

No setor de hospedagem, podemos ter mais de um tipo de nota fiscal, conforme o que está sendo cobrado. A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é utilizada para os serviços prestados pelo hotel, principalmente a própria diária de hospedagem e outros serviços ligados à estadia (como lavanderia, estacionamento ou alimentação quando incluída na diária).

Sobre a NFS-e incide o ISS (Imposto Sobre Serviços), um tributo municipal que geralmente varia de 2% a 5% conforme a cidade. Já a NF-e ou NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) se aplica à venda de produtos ao consumidor final dentro do hotel, por exemplo, itens do minibar, souvenires, refeições avulsas no restaurante ou outros produtos físicos. Nessas vendas de mercadorias, o imposto relevante é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), de alíquota definida por cada estado. Em resumo:

• Hospedagem e serviços (ISS): emitir NFS-e (nota de serviço, via Prefeitura).
• Produtos e consumo (ICMS): emitir NF-e/NFC-e (nota de venda ao consumidor, via Sefaz estadual).

Para a maioria dos pequenos meios de hospedagem, a principal preocupação inicial é a NFS-e das diárias. Mas não esqueça que, caso seu hotel também comercialize produtos, é necessário estar habilitado para emitir os documentos fiscais correspondentes a essas vendas. Com um sistema adequado, é possível gerenciar ambos os tipos de nota de forma integrada, garantindo que tanto o ISS municipal quanto o ICMS estadual sejam recolhidos corretamente.

Como emitir nota fiscal para hóspedes (passo a passo)

Se o seu hotel ainda não emite NFS-e ou você está começando a se regularizar, veja um panorama simplificado de como é o processo de emissão de nota fiscal de hospedagem:

1. Cadastre o hotel na prefeitura: A primeira providência é habilitar sua empresa no sistema de NFS-e do município onde o hotel está localizado. Isso envolve realizar um cadastro na plataforma de nota fiscal eletrônica da Prefeitura (geralmente pelo site da Secretaria de Finanças ou Fazenda municipal). Você precisará dos dados da empresa, como CNPJ, razão social, endereço e inscrição municipal. Após o cadastro, a prefeitura aprova o acesso e libera seu login para emissão de notas.
2. Obtenha um certificado digital: Em muitos municípios, é obrigatório utilizar um certificado digital (padrão ICP-Brasil) vinculado ao CNPJ do hotel para assinar as NFS-e. Esse certificado funciona como uma “assinatura eletrônica” garantindo a autenticidade das notas emitidas. Você pode adquiri-lo por meio de autoridades certificadoras (como Serasa, Certisign etc.) e configurá-lo no seu computador ou no sistema emissor.
3. Acesse o sistema de NFS-e e preencha os dados: Com o cadastro ativo e certificado instalado, acesse o portal online de emissão de NFS-e da sua cidade. Lá, selecione a opção de emitir nova nota fiscal e informe os dados solicitados: os dados do tomador do serviço (ou seja, do hóspede ou da empresa que está pagando, incluindo nome completo e CPF/CNPJ), a descrição detalhada do serviço de hospedagem (por exemplo, “Diárias de hospedagem – 03 noites (01/12 a 04/12/2025)”), as datas correspondentes, além do valor total cobrado e a alíquota de ISS aplicada. O próprio sistema calculará o imposto devido.
4. Emita a nota e disponibilize ao hóspede: Revise cuidadosamente os dados e conclua a emissão. A NFS-e será gerada eletronicamente, com um número de nota fiscal e um código de autenticação. Você pode imprimir uma via (DANFSE) para entregar ao hóspede no check-out ou, de preferência, enviar por e-mail diretamente ao cliente. O importante é que o hóspede tenha acesso ao documento fiscal para seus registros. Todas as notas emitidas ficam armazenadas no sistema da prefeitura e podem ser consultadas depois, tanto pelo hotel quanto pelo cliente (geralmente via código de verificação na própria nota).

Seguindo esses passos, você garante que cada hospedagem paga esteja devidamente documentada e evita dores de cabeça no futuro. Vale lembrar que, por se tratar de obrigações municipais, pode haver variações nos procedimentos de cidade para cidade, portanto, informe-se junto à prefeitura local sobre requisitos específicos (algumas adotam cadastro 100% online, outras exigem protocolo presencial de documentos, por exemplo). Em caso de dúvida, consulte seu contador para orientação, garantindo que tudo seja feito em conformidade com a legislação vigente.

Desafios da emissão manual de notas fiscais

Se você já emitiu notas fiscais manualmente pelo portal da prefeitura, sabe que não é uma tarefa rápida. Muitos pequenos hoteleiros começam gerenciando suas reservas e finanças em planilhas de Excel ou até com algum sistema hoteleiro gratuito sem módulo fiscal. Nessas circunstâncias, a emissão de cada nota acaba virando um processo demorado e propenso a falhas. Entre os principais problemas estão:

• Retrabalho e lentidão: A cada check-out, é necessário acessar o site da prefeitura e digitar manualmente todos os dados da reserva e do hóspede. Esse retrabalho toma tempo da equipe e pode gerar filas na recepção enquanto o hóspede aguarda a nota ser impressa. Em períodos de movimento intenso (finais de semana ou eventos), a emissão manual se torna um gargalo operacional.
• Erros de digitação ou informações incorretas: Preencher dados manualmente está sujeito a deslizes: um número de CPF digitado errado, um centavo a mais ou a menos no valor, datas incorretas etc. Qualquer erro exige cancelamento e reemissão da nota (um trâmite burocrático a mais) e, em casos piores, pode até resultar em prestação de informações fiscais equivocadas.
• Falta de integração com reservas e pagamentos: O site da prefeitura não “sabe” quem se hospedou no seu hotel, então você precisa extrair as informações do hóspede de algum lugar (sistema de reservas ou planilha) e reintroduzi-las na plataforma fiscal. Esse vai-e-vem de dados aumenta as chances de algo ficar de fora. Além disso, não há integração com seu controle financeiro: você terá que lançar manualmente nas suas planilhas ou sistema interno que a nota X foi emitida, para conciliar com o caixa. Tudo isso consome um tempo valioso que poderia ser investido em atender melhor os clientes ou gerenciar outras áreas.
• Dificuldade em grande escala: Se o hotel cresce em número de quartos ou hóspedes, manter a emissão manual torna-se ainda mais insustentável. Imagine ter de emitir dezenas de notas numa manhã movimentada de saídas: qualquer atraso pode causar insatisfação. Além disso, fica complexo acompanhar se todas as notas necessárias foram de fato emitidas, um descuido pode passar despercebido, expondo o hotel a riscos fiscais por falta de documento.

Sendo assim, depender exclusivamente de processos manuais ou ferramentas não integradas para gerar notas fiscais é uma receita para perda de eficiência. Essa é uma daquelas tarefas administrativas em que a tecnologia pode fazer enorme diferença, como veremos a seguir.

Como um sistema de gestão hoteleira simplifica a emissão de NFs

A boa notícia é que você não precisa mais encarar a emissão de notas como um bicho de sete cabeças. Hoje existem sistemas de gestão para hotelaria (PMS) que já incluem a emissão fiscal de forma automatizada e integrada. Ao adotar um software desse tipo, todo o processo fica muito mais fluido:

• Preenchimento automático: O PMS já possui os dados da reserva e do hóspede (cadastro, datas, valores). Assim, ao gerar a nota, o sistema puxa automaticamente essas informações para os campos fiscais, eliminando a redigitação e minimizando erros.
• Emissão com poucos cliques: Em vez de navegar por várias telas do site da prefeitura, você emite a nota dentro do próprio sistema do hotel. Por exemplo, o Facility Hotel permite emitir a NFS-e diretamente na tela de checkout em apenas 3 cliques, já conectado à API da prefeitura. Isso torna o atendimento ao hóspede mais rápido e profissional, sem espera desnecessária.
• Envio eletrônico imediato: Com a solução certa, assim que a nota é gerada ela pode ser enviada automaticamente por e-mail (ou até via WhatsApp) para o cliente, sem que você precise salvar PDF ou imprimir se não quiser. O hóspede recebe o documento digital e você cumpre seu dever fiscal instantaneamente.
• Integração total com as finanças: Como o sistema de gestão e a emissão de notas estão conectados, cada nota fiscal já fica registrada no financeiro do seu hotel. Isso facilita a conciliação contábil e a geração de relatórios de faturamento, sem precisar lançar nada à mão. Na hora de enviar informações para seu contador ou para a própria prefeitura, tudo já está organizado.
• Funcionalidades avançadas: Sistemas modernos oferecem recursos extras, como agrupar várias hospedagens em uma única nota para um mesmo cliente empresarial (facilitando quando uma empresa hospeda vários funcionários e quer uma nota consolidada). Outra vantagem é a possibilidade de emitir todos os tipos de nota no mesmo lugar, por exemplo, o Facility emite NFS-e de serviços e também NF-e/NFC-e de produtos, já comunicando automaticamente tanto com o sistema da prefeitura quanto com a Sefaz do estado, conforme o caso. Isso evita que você tenha que usar sistemas separados para cada tipo de nota.
• Conformidade e suporte: Um bom software hoteleiro está sempre atualizado com as exigências legais. Assim, se houver mudanças (por exemplo, nova versão do layout de nota fiscal eletrônica ou integração com o sistema nacional), a própria ferramenta se adapta e você permanece em conformidade sem esforço extra. Além disso, você conta com suporte técnico especializado, pronto para ajudar em caso de qualquer dúvida na emissão ou configuração fiscal.

Resumindo, automatizar a emissão de notas traz agilidade, segurança e tranquilidade. Você transforma um processo que antes era visto como burocrático em algo praticamente invisível no fluxo de trabalho, o hóspede faz o check-out e em poucos segundos a nota já está emitida e enviada, sem atrito. Isso aumenta a satisfação do cliente (que valoriza a rapidez e a organização) e alivia a carga da sua equipe administrativa.

Pronto para simplificar a emissão de notas no seu hotel? 

A emissão de nota fiscal para hóspedes é um dever de todo hoteleiro que leva a sério seu empreendimento, mas não precisa ser um pesadelo operacional. Com informação e as ferramentas certas, você cumpre a lei sem complicação e ainda profissionaliza a gestão do seu hotel. Lembre-se de que a nota fiscal não é apenas um papel: ela reflete a credibilidade do seu negócio e garante que você está fazendo tudo dentro dos conformes. Se hoje você enfrenta dificuldades para emitir notas ou tem receio de não estar 100% regular, saiba que há como mudar esse cenário rapidamente.

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